Como fazer para sermos pessoas produtivas, mas ao mesmo tempo não perdermos a nossa capacidade de sermos próximos, proativos, com atividades alinhadas com a missão e os valores pessoais e, acima de tudo, centradas em todas as pessoas que convivem dentro de um centro educativo?
É muito comum no dia a dia, e como dizia Vicenta María, ouvir expressões como «não tenho tempo» ou outras semelhantes. A realidade é que vivemos momentos de muita carga de trabalhoe, embora amemos o que fazemos, em algum momento qualquer pessoa pode se sentir sobrecarregada. sentirse desbordada.
Mas a mensagem encorajadora é que é possível gerir o tempo e ser produtivo.
Todos nós temos uma forma de trabalhar e gerir o nosso tempo, mas é importante estar aberto a modificar alguns dos hábitos e rotinas que adquirimos, intencionalmente ou não. É preciso ter claro que rentabilizar ao máximo o nosso trabalho implica trabalhar as nossas atitudes e formas pessoais de agir. Segundo Covey, a gestão do tempo centra-se em priorizar o que é importante em detrimento do que é urgente.
Pessoalmente, sou defensora do modelo de Shewhart ou Ciclo de melhoria contínua. Este modelo baseia-se em quatro pontos:
- Planear bem a nossa atividade
- Executar o que foi planeado
- Verificar ou rever os resultados obtidos
- Agir ou ajustar, o que significa padronizar o processo se os resultados forem os esperados ou corrigi-lo e melhorá-lo se não forem.
Quais podem ser as principais razões para não gerir adequadamente o tempo?
Bem, nem sempre são pessoas ou acontecimentos externos a nós, mas cada um de nós tem os seus "ladrões internos" que é preciso gerir, pois tornam-nos pouco eficazes no trabalho. Estes podem ser:
1- Ausência de objetivos e de planeamento.
2- Incapacidade de dizer não.
3- Desordem e pouca organização.
4- Falta de disciplina e de método de trabalho.
5- Contactos sociais excessivos no trabalho.
6- Controlo sobre o trabalho dos outros.
7- Ausência de delegação.
8- Pouca capacidade autocrítica.
9- Secretismo desnecessário ou comunicações inadequadas que fazem com que tenham de consultar tudo consigo.
10- Utilização incorreta das novas tecnologias.
Também temos «ladrões externos» que são igualmente contrários à eficácia. Identificá-los pode significar desenvolver competências para reduzir o seu impacto no planeamento. Estes podem ser:
1- Interrupções telefónicas.
2- E-mail.
3- Visitas não previstas.
4- Reuniões de trabalho.
5- Comunicações deficientes.
6- Tempo de espera. Sociedade da imediatismo
É preciso reconhecer tanto os ladrões internos como os externos.
Debemos identificar cómo invertimos realmente nuestro tiempo, las diferentes actividades reales que se han realizado a lo largo de la jornada, la hora de inicio y finalización de cada una y las distracciones externas o alteraciones de uno mismo. A partir del autoconocimiento real podremos buscar la mejor solución.
Uma boa maneira de trabalhar é fazê-lo por objetivos, o que significa saber onde se quer chegar e, portanto, poupar tempo em tudo o que não contribui para isso. Outra forma é delegar e confiar nas pessoas à sua volta, porque o trabalho em equipa é fundamental.
Delegar significa confiar uma tarefa a uma pessoa
sem deixar de assumir a responsabilidade que essa tarefa implica. A delegação ajuda na gestão do tempo e, para isso, é necessário:
1. Confiar nas capacidades dos outros.
2. Estabelecer uma boa comunicação e garantir que a pessoa a quem a tarefa é delegada a compreende perfeitamente.
3. Dar-lhe autonomia para agir.
4. Definir e partilhar os resultados a alcançar.
5. Criar um ambiente de comunicação.
6. Não interferir na atividade.
7. Dar liberdade de ação e iniciativa. Conceder o direito ao erro.
8. Acompanhar a delegação.
9. Reconhecer o trabalho bem feito e não nos concentrarmos exclusivamente nos erros.
Num centro com uma organização eficiente, com poucas interrupções inesperadas, com as reuniões necessárias, comunicação precisa, instruções claras, sem medo de tomar decisões, com objetivos claros, geralmente gera uma boa gestão do tempo e um alto nível de motivação por parte do pessoal que trabalha.
Queridas Irmãs: se querem que eu volte depressa, peçam a Deus que me alivie e não me façam escrever muito, porque todo esse tempo é tirado das Regras. É claro que eu deveria desejar que isso se prolongasse para continuar com a Comunhão, cuja visita vale mais do que todas as companhias do mundo.
C. 598 de Vicenta María.
por Carolina Alemán. Diretora pedagógica do nosso López Vicuña Barcelona.
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