¿Cómo hacer para conseguir ser personas productivas, pero al mismo tiempo no perder nuestra capacidad de ser cercanas, proactivas, con unas actividades alineadas con la misión y valores personales, y sobre todo centradas en todas las personas que conviven dentro de un centro educativo?
Es muy común en el día a día, y tal como decía Vicenta María, oír expresiones como “no tengo tiempo” u otras similares. La realidad es que vivimos momentos de mucha carga laboral, y aunque amemos el trabajo en algún momento cualquier persona puede llegar a sentirse desbordada.
Pero el mensaje esperanzador es que gestionar el tiempo y ser productivo es posible.
Todos nosotros tenemos una forma de trabajar y gestionar nuestro tiempo, pero es importante estar abierto a modificar algunos de los hábitos y rutinas que hemos ido adquiriendo de forma intencionada o no. Hay que tener clara la idea de que rentabilizar al máximo nuestro trabajo, supone trabajar nuestras actitudes y formas de hacer personales. Según Covey, la gestión del tiempo se centra en priorizar lo importante sobre lo urgente.
Personalmente soy defensora del modelo de Shewhart o Ciclo de mejora continua. Este modelo se basa en cuatro apartados:
- Planificar bien nuestra actividad
- Ejecutar lo planificado
- Verificar o revisar los resultados obtenidos
- Actuar o ajustar que significa estandarizar el proceso si los resultados son los esperados o bien corregirlo y mejorarlo si no lo son.
¿Cuáles pueden ser las principales razones para no gestionar adecuadamente el tiempo?
Pues, no siempre son personas o hechos ajenos a nosotros, sino que cada uno de nosotros tenemos a nuestros “ladrones internos” que hay que gestionar, ya que nos hacen ser poco eficaces en el trabajo. Éstos pueden ser:
1- Ausencia de objetivos y de planificación.
2- Incapacidad a la hora de decir no.
3- Desorden y poca organización.
4- Carencia de disciplina y de método de trabajo.
5- Excesivos contactos sociales en el trabajo.
6- Control sobre el trabajo de los demás
7- Ausencia de delegación.
8- Poca capacidad autocrítica.
9- Secretismos innecesarios o comunicaciones poco adecuadas que hace que te lo tengan que consultar todo.
10- Uso incorrecto de las nuevas tecnologías.
También tenemos «ladrones externos» que son también contrarios a la eficacia. Identificarlos puede suponer desarrollar las habilidades para reducir su impacto en la planificación. Éstos pueden ser:
1- Interrupciones telefónicas.
2- Correo electrónico.
3- Visitas no previstas.
4- Reuniones de trabajo.
5- Comunicaciones deficientes.
6- Tiempo de espera. Sociedad de la inmediatez
Hay que reconocer tanto a los ladrones internos como a los externos.
Debemos identificar cómo invertimos realmente nuestro tiempo, las diferentes actividades reales que se han realizado a lo largo de la jornada, la hora de inicio y finalización de cada una y las distracciones externas o alteraciones de uno mismo. A partir del autoconocimiento real podremos buscar la mejor solución.
Una buena manera de trabajar es hacerlo por objetivos y eso significa saber dónde se quiere llegar y por tanto ahorra dedicar tiempo a todo aquello que no contribuye a hacerlo. Otra forma es delegando y confiando en las personas que tienes a tu alrededor porque el trabajo en equipo es fundamental.
Delegar supone confiar una tarea a una persona
sin dejar de asumir la responsabilidad que esa tarea implica. La delegación ayuda en la gestión del tiempo y para ello es necesario:
1. Confiar en las capacidades de los demás.
2. Establecer una buena comunicación y asegurarse de que la persona a la que se le delega la tarea la entiende perfectamente.
3. Darle autonomía a la hora de actuar.
4. Definir y compartir los resultados a los que se debe llegar.
5. Generar un entorno de comunicación.
6. No interferir en la actividad.
7. Dejar libertad de acción y de iniciativa. Conceder el derecho del error.
8. Realizar el seguimiento de la delegación.
9. Reconocer la tarea bien hecha y no centrarnos exclusivamente en los errores.
En un centro con una organización eficiente, con pocas interrupciones inesperadas, con las reuniones necesarias, la comunicación precisa, las instrucciones claras, sin miedo a la toma de decisiones, con objetivos claros, suelen generar una buena gestión del tiempo y un alto nivel de motivación por parte del personal que trabaja.
Amadas Hermanas: si quieren que vuelva pronto, pidan a Dios que me aligere y no me hagan escribir mucho, porque todo ese tiempo se quita a las Reglas. Por supuesto que debiera desear que se alargase esto para seguir con la Comunión, cuya visita vale más que todas las compañías del mundo.
C. 598 de Vicenta María.
por Carolina Alemán. Directora pedagógica de nuestro López Vicuña Barcelona.
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